企業内には様々な情報が溢れています。各種契約書・申請書等の手続き書類を はじめ、その他の事務書類や写真、映像、電子メール、 Webコンテンツなどを非構造化データ」と呼び、これらはご存知のように企業が存続し続ける限り増え続けていきます。

増え続けても二度と参照する必要が無いデータであれば貯めておけば良いだけですが、概ね「必要な時に迅速に探すことができる」ことが必要です。特に、ISO9001 や ISMSの認定を受け、品質マネジメントシステムに則って業務を行っている企業にとっては大変重要であると言えます。

しかし「紙文書を PDF化するなどして電子化し、その他の非構造化データと一緒にファイルサーバに保管」という運用に留まっている企業は多い傾向にあります。ファイルを上の階層から下の階層に順番に参照して探したり（ディレクトリ参照）、OSのファイル検索機能を使ったりすることで当面凌げることが理由の一つでしょう。

現在のドキュメント管理方法では、下記のような懸念点が発生します。

1. ディレクトリ参照は、そのファイルが格納されている場所まで「正しいフォルダ名」と「正しい順番」を知っている人以外はたどり着けない。
   探す人のボキャブラリーに依存するため、人によって探索時間にかなりの差が出てしまいます。
2. ファイル検索では、例えば画像の内容については検索できない。
   ファイル名／ファイル形式／日付以外の情報で検索することはできません

このように、「探すための間接コスト」が非常に多くかかっているケースが多いと言えます。御社ではどのような状況でしょうか？