基本的な話題ばかりですが、今日も懲りずにビジネスマナーに関する内容を書きます。
とくに若い社会人の方は参考にしてください。
◆社内の報告では結論を先に伝える（３段法）
報告は小説ではない「起承転結」は存在しません。
まず、「結論」から伝える。そしてその「課程」を述べる。そして「総括」を述べる。
これを３段法といいます。
悪い例・・
Ａ君「社長大変です。」
社長「どうした？」
Ａ君「じつはかくかくしかじかで・・・」
社長「だからどうした？」
Ａ君「いやですからあれがこうで・・・」
社長「だから結局どうしたんだ！？」
Ａ君「あのぉ～社長のチャック開いてます・・」
社長「なぬ！」
特に重要性の高い内容など、悪い知らせであればあるほど気をつける必要があります。
また、「よろしいでしょうか。３点ほどございます」というように前置きも大切です。
いきなり話さず確認するそして要点をまとめておくことです。
◆伝え方にも配慮が大切
状況や内容により伝える方法を変える配慮も求められます。
良い例・・
Ａ君「失礼します。社長今よろしいでしょうか。」
社長「どうした？」
Ａ君「恐れ入りますがちょっとこちらの方へ」
社長「ん？なんだい」
Ａ君「・・・ぼそぼそ・・・・」
社長「おぉっと～。ありがとな～」
来客面談中の上司に至急伝えたいことがある状況などでは、そっとメモを渡すことで対
処します。
先日、ある企業でＡ課長と面談中、そちらの女子社員が「Ａ課長～。でんわ～。」これ
にはビックリしました。
余談ですが、随分昔の話ですが新人の女子職員が来客面談中のところ、私が至急に伝え
たいことがあってメモをそっと渡しました。するとお客様の前で「社長からお手紙
もらっちゃった～」と大はしゃぎ。これにも閉口しました。まあそんなことはないように。
◆「言い訳」厳禁
失敗やミスは誰でもあるもの。それを素直に認める「誠実」さが大切です。
まずは素直に「申し訳ありませでした」です。
誤るのは決して屈辱なことではありません。誤って得ることもあるのです。
些細なことでも「自分は悪くない」「認めたくない」という気持ちが強ければ強いほど
自然に自己擁護な発言をしてしまうことがあります。本人は「状況説明」のつもりでも
周りからは「言い訳」にしか聞こえないものです。以前述べたように「言葉と雰囲気を
作る」必要があり「状況により言葉を変える」必要があります。結果が全てですから
「自分は悪くない」を作らず「申し訳なかった」の雰囲気と「誠実」な気持ちで説明す
れば、自然と相手に理解してもらえるものです。
上司 「これはこうしとかないとだめだよ。」
Ａ君 「すみません。でも知らなかったんです。」
上司 「だったら確認しろよ！」
上司 「これはこうするべきだったんだよ。」
Ｂ君 「すみません。でも教えてくれないとわからないじゃないですか」
上司 「だから今教えてんだよ！！」
みなさんはＡ君、Ｂ君の返答についてどう感じますか？
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